開會前沒有議程，是浪費所有人的時間
開會前沒有議程，討論容易失焦、結論不清楚。Meeting Agenda 讓每場會議從第一分鐘就有方向，明確議題、時間、負責人與預期產出。
WHY｜為什麼你的會議總是開不完？
一個小時的會議，前二十分鐘在等人、確認開會目的、搞清楚今天要討論什麼。
討論到一半，話題跑掉了，有人開始講上個 sprint 的事，有人在問跟這場會完全無關的問題。
最後時間到了，該決定的事沒決定，大家帶著「感覺聊了很多但不知道結論是什麼」的感覺離開會議室。
這不是與會者的問題，是這場會議在開始之前就沒有結構。
Meeting Agenda 就是在開會前把「今天要討論什麼、誰負責帶、要做什麼決定」寫清楚，讓會議從第一分鐘就有方向。
WHAT｜什麼是 Meeting Agenda？
Meeting Agenda 是一份在開會前發出去的議程清單，告訴所有與會者：
- 這場會議的目的是什麼
- 要討論哪些議題、各給多少時間
- 每個議題由誰帶
- 期望產出的結論或決定是什麼
一份基本的 Meeting Agenda 長這樣：
議程不等於流水帳，每一個議題都要有「預期產出」，讓與會者知道這個議題討論完要有什麼結果，不然很容易討論到沒有結論就跳到下一個。
HOW｜怎麼寫一份有效的 Meeting Agenda？
第一步：先問自己「這場會議的目的是什麼」
如果你說不出來，先不要開會。目的不清楚的會議，議程再完整也沒用。常見目的有三種：做決定、對齊資訊、腦力激盪。
第二步：列出議題，估算時間
把要討論的事情列出來，每個議題給一個時間上限。加總起來不能超過會議總時長的 80%，留 20% 給突發討論和收尾。
第三步：每個議題指定負責人
不是「全員討論」，是「誰來帶這個議題」。有負責人，就有人準備，有人控制時間，有人確保產出。
第四步：提前發出去
至少在開會前 24 小時發。讓與會者有時間準備，也讓他們在進會議室之前就知道今天要討論什麼。
第五步：會議結束前確認行動項目
最後 5 分鐘，逐一確認：這場會議決定了什麼、誰要做什麼、什麼時候完成。這部分可以記進 Decision Log，也可以另外寫會議記錄。
一個常見錯誤
議程寫了，但開會的時候根本沒照著走。
議程不是裝飾品，是這場會議的合約。如果有人想帶入不在議程裡的話題，可以請他在最後的 open Q&A 時間提，或者安排下一場會議。
開始練習
下次開會前，花 5 分鐘填這三欄：這場會議的目的是什麼、要討論哪些議題、每個議題討論完要有什麼結論。這就是你的第一份 Meeting Agenda。
常見問題
Q：每場會議都要有 Agenda 嗎？
不一定。兩個人的快速同步不需要，但只要超過三個人、討論超過一個議題，就值得花五分鐘寫一份。
Q：Agenda 要多詳細？
夠讓與會者知道「這場會議跟我有什麼關係、我需要準備什麼」就夠了。不用把每個字都寫進去。
Q：如果開會時話題跑掉了怎麼辦？
拉回來。你可以說：「這個很重要，我們放到 parking lot，這場先聚焦在原本的議題上。」Parking lot 是一個暫存清單，記下來但不在這場討論。
Q：Agenda 和會議記錄有什麼不同？
Agenda 是開會前的計畫，會議記錄是開會後的結果。兩個都要有，但用途不同。
Q：臨時被叫去開會，沒有 Agenda 怎麼辦？
進去之前先問：「這場會議的目的是什麼？你希望結束的時候有什麼產出？」這兩個問題本身就是在逼出議程。