在專案管理中，利益關係人（Stakeholders）是那些參與或是對專案結果有興趣的成員，這些成員散落在不同部門，對專案的要求也是南轅北轍，CEO關心ROI，技術Director在意產品穩定度以及開發資源的調配，行銷部門只想知道新需求會不會受到用戶喜愛。 這些利益關係人的建議以及決策都是專案成功與否的關鍵之一，因此專案的前中後期都應該即時並有效的和利益關係人保持溝通，以確保專案結果與期望一致。 建立利益關係人管理計畫的目的 我建議在專案初期建立利益關係人管理計畫，並和每位利益關係人確認計畫內容，以達到下列兩個目的： * 建立互信： 大家有沒有發現和有私交的同事時不但有效率，溝通過程也比其他人順暢，這是因為你們之間已經存在信任，因此雙方都願意敞開心胸聽取對方的建議，這種互信是成功溝通的重要因素之一，而建立互信就是利益人關係管理中最重要但卻也是最容易被忽略的一環。 我們可以藉由與利益關係人共同制定管理計畫，在專案初期增加交流機會，並以此建立專業形象以及信任，這樣日後有突發狀況也比較容易獲得支持以及協助。 * 減少風險： 任何專案上線都會對各部門現況產生影響，越早期讓每

無論專案規劃的多縝密，執行中一定會遇到許多意料之外的狀況，我在過去十年PM的生活裡，遇過的突發事件不計其數，從老闆突然砍專案，或是成員今天才跟我說明天開始休假一週，一直到在國外和當地團隊開會時，因為宗教因素對方必須中途離開去淨身祈禱，導致我的老闆們空坐在會議室半小時，大眼瞪小眼等等，這些千奇百怪的事情已經把我訓練的處變不驚，不會再像剛入行時一遇到問題就手忙腳亂。 其實能夠冷靜面對問題，是因為我有一套面對問題時的思考框架，只要照著框架思考，就能理出邏輯並且找出對應的行動，畢竟亡羊補牢也是時猶未晚，與其慌亂的不知所措，不如抓緊時間採取行動，把傷害降到最低。 思考框架三步驟 “ 過去 — 現在 — 未來 ” 面對問題時，我會以“過去，現在，未來”這三個角度思考，這三個角度分別代表”問題原因，當下處理方式，以及如何防範” ，以下就是我實際使用的案例分享： Step 1 ：現在 - 當下該做什麼降低衝擊 這個框架裡最重要的就是 “ 現在 ” ，也就是突發狀況發生的當下，我們應該做什麼來降低衝擊。舉個例子，有一次在國外和客戶開會，對方突然因為宗教因素必須離開會議室，導致會議暫停半小時

曾經看過一份統計，PM有82%的時間花在與團隊溝通，如果把為了溝通而準備文件的時間也算進去，大概有91%的時間都花在與溝通相關的工作上。無論這份統計的誤差值有多少，有一件事是可以肯定的，只要能提升溝通品質，降低溝通時間，就能大大提升PM的工作效率。 你會學到什麼： 1. 與Stakeholder溝通的3個重點 2. 會議溝通框架 3. 5個高效率會議的技巧 與Stakeholder溝通的3個重點 * 結論先說：溝通開頭先丟出結論能定錨溝通目標，迫使接下來的溝通內容緊緊圍繞目標，減少不必要的溝通內容。同時人的注意力隨著溝通時間加速遞減，在溝通時以結論開頭，能確保對方在注意力最集中時聽到最重要的結論。 * 一次說完：溝通最忌諱擠牙膏，每次只揭露事情的一部分，需要從各角度提問後才能拼出全貌，這樣不但浪費時間在不必要的等待，也可能會因爲提問誤差而漏掉重要訊息。 因此溝通時，務必按照 Conclusion -> Statement -> Action Items 的順序提供資訊，讓對方從結論，事情緣由以及待辦事項的角度，由粗至細的顆粒度理解整個溝通主題，並能隨